Как делегировать без вреда для компании

Елена РИДОШ, директор компании «Окна для Вас», бизнес-тренер, эксперт по увеличению роста продаж


Вы помните электронную игру из детства, когда Волк или Микки-Маус ловил яйца, скатывающиеся то справа, то слева? Наверняка помните! Игрок ловко нажимает на кнопки, и с каждым уровнем яйца скатываются быстрее и быстрее. Кто играл, «накачивали» мышцы на пальцах так, что волк носился из стороны в сторону, как угорелый. Эх… первое яйцо упало, вы не отчаиваетесь, продолжаете концентрировать внимание, чтобы успеть. Глядя на бегающего без передышки волка, никого не узнаете?


Вижу некоторых предпринимателей, которые оказались заложниками собственного бизнеса. Смотришь и думаешь: бизнес работает на него или наоборот. Год назад один предприниматель говорил:

— Елена, масштабировать бизнес и сам смогу. Освободить бы время. Звонки продолжаются до девяти вечера.

— А как же сотрудники?

— Нет, спасибо. В прошлом году съездил в отпуск в августе — потом до декабря разгребал.

Жена просто на пределе. Не вижу, как растут дети. Семь часов сна, и понеслось… Как волк в погоне за яйцами на последнем туре игры. Сотрудники сидят на шее у собственника, создают видимость работы, а по факту владелец фирмы тащит работу на себе. Как думаете, у такого бизнеса есть будущее? Силы не бесконечны. Если мы не найдем время для здоровья и отдыха, то время найдет нас, только на больничной койке, а не в заграничном турне. Для масштабирования бизнеса тоже нужно время, и пока не решен вопрос с делегированием, увеличить доходы вряд ли получится.

Слышали историю о гениальном Генри Форде, который однажды собрал руководителей отделов компании и, не обращая внимания на отговорки и жалобы, отправил всех в двухнедельный круиз по Карибскому морю? По возвращении одних ожидало повышение, а других – увольнение. На чем же основывался Форд? На работе департаментов, которые временно остались без начальника. Если работа шла слаженно, то руководитель сумел все грамотно организовать. Если же дела валились из рук у сотрудников отдела, значит, без начальника они ни на что не годятся, и виноват в этом только сам руководитель.

Представьте, что сегодня подвернулась горящая путевка, о которой вы давно мечтали! Спокойно уедете? Как продолжится работа без вас?

Если чаша терпения переполнена и вы устали бежать, как волк в погоне за яйцами, объяснять сотрудникам в сотый раз одно и то же, то пора сесть и написать пошаговый план внедрения передачи дел сотрудникам.

Итак, начнем:

  1. Запишите рутинные дела, которые вы делать не должны, но до сих пор делаете.
  2. Поймите и свыкнитесь с одной простой мыслью: сотрудники не будут выполнять работу лучше вас. Вы единственный и неповторимый для своей компании, и даже лучший в мире сотрудник не будет устраивать вас полностью.
  3. Поймите эту мысль, успокойтесь и обучайте сотрудников. Научить нужно так, чтобы вас устраивала работа коллег и в итоге приносила прибыль. Девять лет назад я была лучшим консультантом и менеджером по окнам ПВХ. Сейчас, не боюсь признавать это, мои менеджеры проконсультируют и запишут на замер клиента лучше. Горжусь этим. Не бойтесь признаться себе и остальным в том, что сотрудники в чем-то разбираются лучше. Главное — правильно использовать потенциал работников.
  4. Доверяйте сотрудникам и хвалите за инициативу. Иногда руководители отбивают охоту брать на себя ответственность на корню. Первая неудачная попытка, и руководитель критикует, вместо того чтобы поддержать. Да, возможно сотрудник пытался решить вопрос по-своему. Сам факт, что он проявил инициативу, — это уже здорово. Не ругайте, а аккуратно укажите на недостатки. Помните, руководитель — это наставник сотрудникам, а не критикан и самодур.
  5. Мотивируйте сотрудников. Большую роль играет также нефинансовая мотивация, подробнее об этом в следующей статье.
  6. Как только сотрудник приступил к выполнению новых обязанностей, контролируйте. Освежите в памяти виды контроля.
    На первых порах передачи полномочий — тотальный контроль, затем поэтапный, периодический и, наконец, итоговый. Эти виды контроля используйте в работе по ситуации и усмотрению.
    По этому поводу еще совет: обучайте сотрудников контролировать друг друга и проверять работу друг за другом. Используйте принцип производственной системы «Тойота»: «Не принимай брак, не создавай брак, не передавай брак». Задача руководителя — организовать контроль, прописать должностные инструкции и контролировать только важные этапы работ или сложные. Не допускайте несанкционированных действий, сотрудники действуют в соответствии с иерархией управления в фирме. Каждый знает свою зону ответственности и кто кому подчиняется.
  7. Следующее правило — делегируйте постепенно. Если вы до сих пор решаете ежедневные задачи, по каждой нестандартной ситуации вам звонят клиенты или сотрудники, а через неделю уже уезжать, вряд ли за шесть рабочих дней вы организуете работу как часы. Сначала приучите сотрудников к самостоятельной работе, чтобы они даже не заметили, что шефа сегодня нет. Не уезжайте сразу надолго, сначала на час-два отлучились, потом на полдня и так далее.
  8. Следующий совет: не перегружайте. Не взваливайте слишком много обязанностей на одного сотрудника. Даже если он впереди планеты всей и не просит никакой дополнительной оплаты. В каждой фирме такие трудяги готовы тащить все на себе. Не надо этим пользоваться. Следите за тем, чтобы коллеги развивались не только профессионально, чтобы у них хватало времени на себя лично, семью, детей, здоровье и отдых. В отпуск отправляйте коллег по очереди, не только себя. Если не соблюдается жизненный круг баланса, то трудяга-сотрудник «выгорит» и либо уйдет на больничный, либо еще хуже — уволится. Придется потратить время и деньги на поиск новеньких. Если так сложилось, что у коллеги много обязанностей, это тоже не проблема. Учите делегировать или наймите ему личного помощника.
  9. Сотрудники — это те же клиенты, которым нужно внимание. Желательно знать интересы, хобби, ситуацию в семье коллег. А если у вас большой коллектив, то хотя бы владеть информацией о ключевых сотрудниках. Хорошо, если в коллективе существует традиция поздравлять друг друга с днем рождения и другими праздниками, присутствует взаимовыручка и поддержка, иногда планируются вылазки на природу.

Важно, чтобы каждый сотрудник без труда ответил на вопрос: «В чем заключается миссия компании, в которой ты работаешь?» Когда каждый знает задачи компании и коллектив добивается общей цели, тогда не возникает вопрос: почему именно я должен что-то делать? Есть только один вопрос: как я могу выполнить задачу наилучшим образом? Поставить правильно цель и сообщить ее сотрудникам — это первостепенная задача, дать ресурсы для выполнения и организовать работу — вторая. Будьте позитивны, уверенны в себе, учитесь и развивайтесь, будьте образцом для подражания, чтобы коллегам хотелось внимать каждому слову и быстро обучаться. Тогда не придется переделывать за сотрудниками работу, вы с легкостью будете делегировать. Еще и очередь желающих создадите на вакансию главного помощника и здоровую конкуренцию среди подчиненных. Помните, вы «заварили всю кашу» и ваша задача — расставить всех по местам, задать настрой в работе, а не слушать отговорки сотрудников, утонув в рутине бесконечных вопросов и косяков. Способность делегировать — ключ к успеху руководителя. При правильном делегировании потенциал руководителя безграничен.